Les projets liés aux archives ne peuvent pas toujours être gérés intégralement par l’Organisme acheteur soit par manque de temps, soit en raison d’un besoin technique spécifique.
Notre société, spécialisée dans la gestion des archives pour les administrations et les entreprises, a développé à la demande de ses clients une activité de conseil en programmes immobiliers liés à l’environnement des Archives et de la Documentation.
Nous intervenons particulièrement dans la création et/ou la réorganisation de services d’archives tant au niveau des espaces dédiés aux Utilisateurs et Usagers que sur les surfaces techniques (magasins de stockage, salle de tri, salle sécurisée, salle de travail, espace de bureaux).
Les études de programmation et tous les documents afférents (étude de faisabilité, pré programme, programme) sont élaborés par nos spécialistes immobiliers et nos archivistes dans le cadre d’un processus d’échanges réguliers avec les membres du Comité de Pilotage et de validation progressive des différents aspects de la maquette du projet.
Notre société est particulièrement attentive à la définition des besoins réels du Maître d’Ouvrage et au respect des contraintes dont il nous fait part. Nos préconisations sont donc toujours parfaitement adaptées à la situation particulière de chaque projet.
Les orientations préconisées et validées par le Comité de Pilotage sont mises en œuvre dans le respect du calendrier défini.
Des points d’étapes sont régulièrement faits afin que tous les acteurs du projet soient informés de la progression de celui-ci. Nous demandons en général au Maître d’Ouvrage que ces points d’étapes soient organisés sous la forme de réunions bimensuelles avec le Comité de Pilotage.
Cette périodicité permet un suivi précis du projet et assure l’implication des différentes parties prenantes. Chaque point d’étape est formalisé par un document de présentation transmis aux différents membres du Comité de Pilotage une semaine avant chaque réunion.
Ces réunions sont animées exclusivement par le chef de projet immobilier de notre société qui assure l’intégralité du suivi du projet afin d’assurer la cohérence du programme proposé.
