Normes sur le records management et l’archivage électronique
L’utilisation des normes, standards, certifications peut vous faciliter la vie, comme ils permettent de retrouver des documents facilement grâce à la normalisation des descriptions documentaires et de garantir l’intégrité des documents archivés.
L’objectif de cet article ainsi est de faire le point sur les normes et standards les plus importants en matière de l’archivage électronique des documents et du records management.
- ISO 15489
Il s’agit d’une norme internationale éditée en 2016 par l’Organisation internationale de normalisation. La norme est structurée en deux parties : ISO 15489-1 (principes directeurs) et ISO/TR 15489-2 (guide pratique).
Cette norme est destinée à tous les services s’occupant de la gestion courante des documents et de leur transfert aux archives.
Elle concerne l’organisation et la gestion des documents d’archives des organismes, publics ou privés, pour le compte de clients internes ou externes. L’objective est de garantir la pertinence dans la manière dont les documents sont créés, archivés et organisés.
La norme est disponible sur le site de l’ISO →
- ISO 30300, ISO 30301 et ISO 30302
Ces normes sont relatives aux systèmes de gestion des documents d’activité (SGDA). Ils définissent les principes d’un SGDA, les objectifs associés à son utilisation, sa mise en œuvre et fonctionnement, les rôles de la direction.
ISO 30300, révisée en 2011, décrit les principes essentiels d’un SGDA et le vocabulaire.
ISO 30301, révisée également en 2011, met l’accent sur les exigences d’un SGDA.
ISO 30302, révisée en 2015, parle des lignes directrices de mise en œuvre d’un SGDA.
Les normes sont disponible sur le site de l’ISO : Iso 30300→ Iso 30301→ Iso 30302→
- NF Z42-013
Cette norme française, publiée par Afnor en 2009, définit des mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour gérer un système d’archivage électronique (SAE). Elle décrit tels processus que l’enregistrement, le stockage et la consultation de documents numériques.
Les spécifications présentes dans cette norme permettent d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans des systèmes informatiques.
La norme est disponible sur le site de l’Afnor→
- ISO 14641-1
Il s’agit d’une norme internationale publiée en 2012. Cette norme ISO est basée sur la norme française NF Z42-013, elle est légèrement adaptée pour lui donner une portée internationale. La norme Iso14641-1 met l’accent sur l’exploitation et le fonctionnement d’un SAE.
La norme est disponible sur le site de l’ISO→
- NF 461
NF 461 est une certification qui prouve que le système d’archivage électronique (SAE) d’une entreprise ou d’un organisme correspond aux exigences de la norme NF Z 42-013. Les SAE certifiés conformes au référentiel, se voient attribuer la marque NF 461 délivrée par AFNOR Certification.
Les règles de certification sont librement disponibles sur le site de la Marque NF→
- ISO 14721, dite OAIS
Cette norme, publiée en 2002 et éditée en 2012, décrit comment mettre en place un SAE et assurer la pérennisation de l’information numérique.
Un OAIS (Open Archival Information System) est une organisation autour d’un SAE, pouvant accueillir accessoirement des documents papier, des objets multimédia ou informatiques, des microformes, des échantillons. Le modèle OAIS est composée des étapes suivantes : entrées, stockage, gestion des données, administration, planification de la pérennisation et accès.
La norme est disponible sur le site de l’ISO→
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