L’objectif principal de cette prestation est l’externalisation de la fonction archives, en confiant à la société AMIG l’ensemble des tâches archivistiques et leur gestion. Nous sommes donc amenés, en partenariat étroit avec l’entreprise,
- à procéder à une analyse fonctionnelle et financière,
- à gérer une équipe sur le site de l’entreprise,
- à prendre la responsabilité du développement des activités du service des archives de l’entreprise.
Rappel des problèmes
Malgré la volonté d’arriver à une situation de « zéro papier », nous restons dans une société où l’écrit est encore fortement ressenti comme essentiel et la quantité de documents papier conservée ne diminue pas.
Par ailleurs, nous notons actuellement les fortes tendances suivantes en France :
Les surfaces de bureaux sont fortement exploitées dans le tertiaire et ne permettent pas un stockage important de documents, surtout dans les immeubles de grande hauteur.
Le nombre de secrétaires et de personnel de bureau non cadre, affectés aux tâches de classement et de manipulation des dossiers dans les services des entreprises, a été fortement réduit, ou supprimé dans certaines branches.
La réduction du temps de travail, en réduisant les périodes creuses dans la journée, ne permet plus au personnel administratif d’effectuer les tâches de classement.
Cela entraîne une concentration plus importante de tâches de classement et de recherche au niveau du Service des Archives, avec une augmentation des connaissances conceptuelles requises. En effet, il est aujourd’hui demandé aux archivistes une connaissance approfondie pour identifier et comprendre les différents documents de chaque service, afin de mieux les classer et de faciliter les recherches.
Les objectives
Pour les entreprises, nous remarquons les objectifs principaux suivants pour le service des archives :
Améliorer et professionnaliser la qualité du service pour l’ensemble des utilisateurs.
Pouvoir gérer un volume d’archives en croissance régulière.
Gérer des sites annexes, généralement éloignés des sièges sociaux.
Conseiller les services de l’entreprise pour appliquer une politique d’archivage commune.
Conseiller les services de l’entreprise pour appliquer une politique de gestion des documents électroniques.
Reprendre méthodiquement certains fonds spécifiques (archives historiques, dossiers de prêts, contrats, copies exécutoires, etc.).
Les missions d’AMIG
La société AMIG prend alors en charge l’ensemble des fonctions et des responsabilités du service des archives et reçoit donc comme principales missions :
- La prise en charge documentaire et physique des archives sur leurs lieux de production.
- La bonne conservation de ces archives dans les locaux de l’entreprise.
- La mise à disposition des archives, pour consultation, aux différents demandeurs habilités.
- Le conseil aux services pour l’ensemble des tâches liées au classement et à la conservation des documents papier et électroniques.
- La conservation des documents électroniques.
- La gestion des destructions. Le suivi, la formation et la mise à niveau de l’ensemble des utilisateurs dans les services.
- L’assurance d’une présence et d’un service continu de 08h00 à 18h00 tous les jours, du lundi au vendredi.
