En matière de gestion d’archives, les besoins à couvrir nécessitent souvent de traiter la récupération de l’existant. Cette récupération pose parfois un problème de disponibilité de ressources dans l’organisme. Le cas échéant, la société AMIG compose et gère une équipe de professionnels disposant de toutes les compétences requises pour réaliser la reprise de l’existant. Les membres de l’équipe présentent tous les profils impliqués : documentaliste, archiviste, informaticien.
Cette équipe prend alors en charge les fonctions suivantes :
Saisie : des membres de l’équipe procèdent à la saisie d’informations, soit à partir de versements existants, soit à partir de descriptifs documentaires.
Numérisation : des membres de l’équipe numérisent des documents déterminés à l’aide de numériseurs adaptés aux types de documents.
Indexation : des membres de l’équipe mettent à profit leur connaissance archivistique pour décrire les documents traités ou numérisés.
Enrichissement documentaire : des membres de l’équipe mettent leur compétence documentaire pour enrichir les descriptions documentaires.
Stockage : des membres de l’équipe choisissent les formats de stockage adaptés, confectionnent les cartons et les conteneurs, procèdent à la mise en carton physique des documents, ainsi qu’à leurs rangements sur les rayonnages.
Par leur action, les équipes de la société AMIG permettent le retraitement complet des fonds d’archives non structurés et leur transformation en un ensemble documentaire intelligible et exploitable.
